對於想要將業務專案委託給專業人員的公司來說，外包呼叫中心是一種方便、靈活的解決方案。
公司無需花費精力僱用員工、租用辦公室和購買設備，只需租用他們所需的一切——從專家團隊到最新技術。這樣的呼叫中心作為中介，使用多種通訊管道：電話、簡訊郵件、社群網路。
創建呼叫中心需要什麼？
如何打造外包聯絡中心？過程需要詳細的規劃和對每個階段的仔細處理：
目的與目標：明確定義呼叫中心將執行哪些功能以及應解決哪些任務非常重要。這將使您能夠為其開發和營運創建結構化計劃。
辦公室和遠距工作： 您需要決定員工的工作地點：在辦公室、在家中或兩者兼而有之。如果您選擇辦公室，請找到一個合適的地方，讓員工感到舒適並擁有工作所需的一切。要在家工作，請確保員工擁有良好的互聯網並且可以安全地連接到公司係統。如果您決定結合這兩種選擇，請準備好提供辦公室和遠端工作。
軟體： 為了使呼叫中心有效運作，建議您先購買多功能CRM系統並連接虛擬PBX，並開發儲存和處理資料的方法。在 Oki-Toki，您將找到呼叫中心所需的一切，從有效的工具到方便的報告。
衝時報告衝時報告
僱用和培訓員工： 選擇已經 新加坡電報數據 了解或能夠快速了解在呼叫中心工作需要什麼的人員非常重要。一旦受聘，請提供培訓，以確保新員工熟悉您的系統以及如何與客戶有效溝通。訓練他們找到解決通話過程中可能出現的不同情況的方法。
腳本開發： 為常見的客戶溝通場景創建清晰的腳本。這將使您的員工能夠快速找到正確的答案並自信地與每個客戶進行對話。
在網站上閱讀如何在 Oki-Toki 中建立腳本。
測試： 在呼叫中心上線之前，您需要檢查一切是否正常運作。確保軟體運作不中斷。測試員工如何在類似於真實情況的條件下處理任務也很重要。如果發現任何問題，可以在呼叫中心全面運作之前予以糾正。
建立品質控制部門： 該部門將檢查員工的工作和資源的使用，確保每個客戶只得到最好的服務。這將確保您的服務的穩定性和可靠性。
Oki-Toki 評估表Oki-Toki 評估表
正式啟動：一切準備就緒後，就可 線上文件編輯：wordpress 內容團隊的生產力技巧 以正式啟動您的呼叫中心了。確保每位員工都了解自己的任務，並確保技術支援做好應對任何意外的準備。組織宣傳活動：這可能包括線上廣告、新聞稿和現場活動。從第一天開始監控工作，以快速解決新出現的問題並追蹤客戶回饋。
持續監控和改進流程： 為了確保您的遠端呼叫中心繼續有效運營，定期分析其活動非常重要。收集有關通話、座席工作時間和關鍵績效指標 (KPI) 的資料。 Oki-Toki 軟體將成為您在過程中不可或缺的助手，讓您能夠自動化資料收集和分析呼叫中心的工作。
建立自己的外包聯絡中心似乎是一項艱鉅的任務，但只要有適當的支持，這是可以完成的。 Oki-Toki 專家將為您提供最佳化流程和建立呼叫中心所需的協助，Oki-Toki 的功能和工具將使您的專案成功且有效率。
Oki-Toki 中的外包功能
正確的客戶管理軟體 電話數據和系統 (CRM) 對於高效運作至關重要。 Oki-Toki 服務提供的幾個基本工具：
全通路：Oki-Toki 可讓您管理與客戶的所有類型的通信，無論是電話、電子郵件、簡訊或社交網路上的消息。這有助於將所有請求整合到一個系統中。
Oki-Toki 中的溝通管道Oki-Toki 中的溝通管道
整合：Oki-Toki 與各種 CRM 系統集成，使操作員能夠存取與客戶的通訊歷史記錄以及他對先前請求的偏好。
呼叫路由：系統根據代理的資格或當前工作量自動將呼叫路由到最合適的代理，從而加快並改善請求的處理。
佇列管理：Oki-Toki 可協助您有效管理呼叫佇列，減少客戶等待時間並最佳化客服人員工作量。優先呼叫，您可以設定 VIP 佇列，更多詳細資訊請參閱部落格文章。
在 Oki-Toki 中設定 VIP 佇列設定 VIP 隊列
錄製對話：將有助於監控服務品質並使用獲得的數據來培訓操作員並改進他們的工作。
對 Oki-Toki 通話進行錄音通話錄音
報告與分析：Oki-Toki 提供超過36 種不同的報告，幫助您評估對話品質、通話時間、操作員績效的一般數據並顯示 KPI 結果。
Oki-Toki 中的 KPI 指標Oki-Toki 中的 KPI 指標
操作員工作站：Oki-Toki 軟體具有直覺的介面，使操作員能夠存取所
有工作所需的工具
Oki-Toki 的操作員工作場所Oki-Toki 的操作員工作場所
遠距工作：隨著遠端工作的日益普及，Oki-Toki 提供了基於雲端的解決方案，允許操作員遠端工作。要工作，擁有一台 PC、耳機和網路存取就足夠了，這使得在世界任何地方直接透過瀏覽器進行工作成為可能。
這些工具使 Oki-Toki 成為外包呼叫中心不可或缺的資源，幫助他們保持卓越並適應市場變化。
有用的提示和技巧
為了確保您的外包聯絡中心正常運作並為您的客戶和業務帶來最大價值和收入，不僅要專注於技術，還要關注人的因素，這一點很重要。以下是一些實用技巧，可幫助您優化流程並創造積極的工作環境：
規劃輪班：例如，分析哪些時間最忙，並嘗試將經驗豐富的操作員分配到這些時間段。這將避免員工超負荷並減少顧客的等待時間。
Oki-Toki 的時間表和班次Oki-Toki 的時間表和班次
保持團隊積極性：舉行非正式的團隊會議或活動。這將鼓舞士氣，讓操作員放鬆並感受到同事和管理階層的支持。
回饋：創建一個簡單的系統來收集每次互動後客戶的回饋。這可以是簡短的電話調查或電子表格。這將使您快速了解客戶喜歡什麼以及您
可以改進什麼
定期更新您的知識庫：確保您的經理能夠存取有關產品或服務的最新且完整的資訊。這將有助於他們更有效、更快速地回答客戶的問題。
確保資料安全：確保所有員工都知道保護客戶資訊的重要性，尤其是在家工作時。定期提醒安全措施並檢查其遵守情況。
傾聽客戶的意見： 例如，如果經常抱怨等待時間過長，請考慮在高峰時段添加更多客服人員。或者操作員在談話時似乎不感興趣，額外的溝通技巧訓練是值得的。您的目標是確保客戶始終對經理的工作品質
感到滿意
透過使用這些建議，您將提高呼叫中心的效能並提高團隊的生產力。如果您有任何其他問題並想測試我們的呼叫中心軟體，只需提交請求即可。我們的技術專家將及時與您聯繫並提供建議。